PAREIGYBĖS APRAŠYMAS
I. PAREIGYBĖ

1. Kazlų Rūdos seniūnijos  (toliau tekste – Seniūnija) vyriausiasis specialistas. Pareigybė priskirta specialistų grupei.
2. Pareigybės lygis – A2.

II. SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:
3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu arba jam prilygintu išsilavinimu arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintu išsilavinimu;
3.2. būti susipažinęs su Lietuvos Respublikos Konstitucija, Lietuvos Respublikos įstatymais bei kitais teisės aktais, reglamentuojančiais vietos savivaldą, Seniūnijos veiklą ir šiuo pareigybės aprašymu;
3.3. žinoti Savivaldybės administracijos padalinių sudėtį, valdymo struktūrą ir principus;
3.4. mokėti taktiškai bendrauti su interesantais;
3.5. išmanyti Dokumentų rengimo taisykles, sklandžiai reikšti mintis žodžiu ir raštu;
3.6. gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo tarnybinę veiklą, kaupti, apibendrinti informaciją, rengti dokumentų projektus;
3.7. gebėti dirbti šiomis kompiuterinėmis programomis: MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer, dokumentų valdymo sistema „Kontora“.

III. ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:
4.1. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją įgyvendina Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės aktų, Kazlų Rūdos savivaldybės (toliau tekste – Savivaldybė) tarybos sprendimų, Savivaldybės mero potvarkių ir Administracijos direktoriaus įsakymų nuostatas;
4.2. registruoja ir tvarko gaunamus ir siunčiamus dokumentus, įstaigos vidaus dokumentus;
4.3. tvarko gaunamą korespondenciją: laiku peržiūri paštu, ir kitu būdu įstaigoje gautą korespondenciją, atlieka pirminį jos tvarkymą, sistemina, registruoja ir su Seniūnijos seniūno rezoliucija paskirsto vykdytojams;
4.4. tvarko siunčiamą korespondenciją: sistemina, patikrina parengtus dokumentus (t. y. patikrina, ar darbuotojų suformuota dokumento registravimo užduotis atitinka dokumentacijos planą ir suteikia dokumentui registracijos numerį), patikrina korespondencijos įforminimą ir laiku išsiunčia adresatams nurodytu būdu ir adresais;
4.5. peržiūri, sistemina ir registruoja bendruoju įstaigos elektroniniu paštu, per E. pristatymo sistemą ir kitu būdu gautus dokumentus, dokumentų valdymo sistemoje (toliau – DVS); skenuoja dokumentus ir užtikrina, kad dokumentų skaitmeninės kopijos arba oficialus elektroniniai dokumentai būtų įrašyti į DVS registracijos korteles, dokumentai būtų tarpusavyje susieti, perduoda juos pagal paskirtį arba su Seniūnijos seniūno rezoliucija paskirsto vykdytojams, supažindina Seniūnijos seniūną arba Seniūnijos darbuotojus su jų veikla susijusiais dokumentais, teikia informaciją apie dokumentų ir pavedimų vykdymo eigą;
4.6. tvarko Seniūnijos siunčiamus elektroninius dokumentus: sistemina, registruoja parengtus (patikrina, ar darbuotojų suformuota dokumento registravimo užduotis atitinka dokumentacijos planą ir suteikia dokumentui registracijos numerį), patikrina korespondencijos įforminimą ir laiku išsiunčia adresatams nurodytu būdu ir adresais;
4.7. kontroliuoja, kaip laikomasi gautų dokumentų nustatytų vykdymo terminų;
4.8. informuoja Seniūnijos darbuotojus apie netvarkingai parengtus (neteisingai įformintus arba neįskaitomus) dokumentus;
4.9. patikrina ar Seniūnijos seniūnui pasirašyti teikiami dokumentai atitinka dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus;
4.10. registruoja gyventojų prašymus, pasiūlymus, skundus, kontroliuoja jų vykdymą;
4.11. sudaro Seniūnijos bylų dokumentacijos planą, tvarko nuolatinio, ilgo ir laikino saugojimo bylas ir iki nustatyto termino pateikia jas Valstybiniam teritoriniam archyvui teisės aktų nustatyta tvarka;
4.12. pildo Seniūnijos darbuotojų darbo laiko apskaitos žiniaraščius;
4.13. protokoluoja Seniūnijos darbuotojų pasitarimus;
4.14. rengia ir tvarko seniūnaičių rinkimų dokumentus, protokolus;
4.15. Seniūnijos seniūno pavedimu daro dokumentų, nereikalaujančių notarinio tvirtinimo, kopijas ir tvirtina jų tikrumą;
4.16. tvarko gyvenamosios vietos deklaravimo duomenų ir gyvenamosios vietos neturinčių asmenų apskaitą, išduoda Seniūnijos aptarnaujamos teritorijos gyventojams Lietuvos Respublikos Gyvenamosios vietos deklaravimo įstatyme nustatytus faktinę padėtį patvirtinančius dokumentus;
4.17. visus gyvenamosios vietos deklaravimo ir nedeklaravusiųjų asmenų duomenis suveda į duomenų registrą GVDIS, dirba su šia informacine sistema;
4.18. išduoda Seniūnijai priskirtos teritorijos gyventojams šeimos sudėtį ir kitokias faktinę padėtį patvirtinančias pažymas, išskyrus atvejus, kai tai pagal teisės aktus turi būti patvirtinta kitais dokumentais;
4.19. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją nagrinėja skundus, pareiškimus, prašymus, siūlymus ir kitokio pobūdžio raštus ir rengia atsakymus į juos;
4.20. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją bendradarbiauja su Migracijos tarnyba, Registrų centru, Kultūros paveldo departamentu bei kitomis institucijomis;
4.21. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo, organizuoja statistinių duomenų rinkimą ir jų pateikimą atitinkamos institucijoms teisės aktų nustatyta tvarka;
4.22. teisės aktų nustatyta tvarka parengia ir teikia Seniūnijos seniūnui dokumentaciją notarinių veiksmų atlikimui;
4.23. teisės aktų nustatyta tvarka parengia ir teikia Seniūnijos seniūnui dokumentaciją leidimų prekiauti ar teikti paslaugas Savivaldybės tarybos patvirtintose viešosiose vietose bei šventinių renginių metu išdavimui;
4.24. teisės aktų nustatyta tvarka parengia ir teikia Seniūnijos seniūnui dokumentaciją leidimų laidoti Ąžuolų Būdos, Bagotosios, Višakio Rūdos ir Kazlų Rūdos miesto senosiose kapinėse išdavimui;
4.25. vykdo kapinių informacinės sistemos CEMETY administravimą, palaikant sistemos duomenų aktualumą;
4.26. užtikrina tvarkomų asmens duomenų apsaugą teisės aktų nustatyta tvarka;
4.27. Seniūnijos seniūnui teikia siūlymus, susijusius su tiesioginių pareigų vykdymu ir Seniūnijos veikla;
4.28. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją analizuoja Lietuvos Respublikos teisės aktų, susijusių su Seniūnijos vykdoma veikla, kaitą ir teikia Seniūnijos seniūnui jų pakeitimus ir papildymus;
4.29. informuoja, konsultuoja fizinius ir juridinius asmenis apie Savivaldybės institucijų, Savivaldybės administracijos, valstybės institucijų veiklą savivaldybės teritorijoje;
4.30. esant poreikiui pavaduoja kitus Seniūnijos specialistus jų nebuvimo darbe kasmetinių atostogų, mokymosi atostogų, komandiruočių metu;
4.31. pagal pareigybei priskirtą kompetenciją vykdo ir kitus Seniūnijos seniūno pavestus nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kurie neprieštarauja Lietuvos Respublikos teisės aktams, yra tiesiogiai pavaldus ir atskaitingas Seniūnijos seniūnui.